Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich

Stellar GmbH in Gründung
Gewerbestrasse 10
6330 Cham
Schweiz

Gründer und Geschäftsführer

Aidan Faes

Kontakt

Schriftlich an die oben genannte Anschrift

2. Überblick

Diese Erklärung gilt für unsere Website klausar.com und für die Anwendung app.klausar.com (die „App“). Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und, da unser Sitz in der Schweiz liegt, nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG).

Wir verarbeiten Daten auf diesen Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Testphase, den Vertrag über Klausar oder dessen Anbahnung nötig ist,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit uns Gesetze zur Aufbewahrung verpflichten, etwa für Rechnungen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit wir ein berechtigtes Interesse haben, etwa am sicheren und stabilen Betrieb und am Schutz vor Missbrauch.

Die Inhalte, die Kunden in der App ablegen (Verträge, Kontakte, Aufgaben und Ähnliches), verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Kunden nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich für diese Inhalte ist der Kunde.

Für die Registrierung und Anmeldung brauchen wir Ihren Namen, Ihren Firmennamen und Ihre E-Mail-Adresse. Ohne diese Angaben können wir kein Konto anlegen.

3. Website klausar.com

Hosting

Die Website besteht aus statischen Dateien und wird über die Plattform der Vercel Inc. (USA) ausgeliefert. Beim Abruf verarbeitet Vercel die technisch nötigen Verbindungsdaten, insbesondere Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt und die abgerufene Adresse, um die Seite an Ihren Browser zu liefern und den Dienst abzusichern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Keine Cookies, keine Analyse

Die Website setzt keine Cookies, speichert nichts in Ihrem Browser und verwendet keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste. Schriften und Skripte werden von unserer eigenen Domain ausgeliefert; beim Aufruf entstehen keine Anfragen an Google oder andere Dritte.

Weiterleitung zur Anmeldung

Tragen Sie am Ende der Startseite Ihre E-Mail-Adresse ein, gibt die Website sie beim Klick als Teil der Adresse an die Registrierungsseite der App weiter, damit Sie sie dort nicht erneut eingeben müssen. Die Website selbst speichert die Adresse nicht.

Links zu anderen Anbietern

Die Website verlinkt auf die App sowie auf Dienste anderer Anbieter, etwa ChatGPT, Claude und Perplexity. Daten fließen dorthin erst, wenn Sie einen solchen Link anklicken. Für den Anbieter gilt dann dessen eigene Datenschutzerklärung.

4. App app.klausar.com

Registrierung und Konto

Für die Registrierung erheben wir Vorname, Nachname, Firmenname und E-Mail-Adresse. Konto und Arbeitsbereich entstehen erst, wenn Sie den Bestätigungslink aus der E-Mail öffnen. Die Testphase dauert 14 Tage; Zahlungsdaten erheben wir dabei nicht.

Anmeldung per E-Mail-Link

Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über einen Link, den wir an Ihre E-Mail-Adresse senden. Der Link gilt 15 Minuten und nur einmal; wir speichern davon nur einen Prüfwert (Hash), nicht den Link selbst. Auf Wunsch aktivieren Sie zusätzlich eine Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir Anmeldeversuche je E-Mail-Adresse und IP-Adresse.

Sitzungen und Protokolle

Zu jeder Anmeldung speichern wir IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent) und Zeitpunkt, damit Sie Ihre aktiven Sitzungen sehen und beenden können. Wichtige Vorgänge in einem Arbeitsbereich (etwa Änderungen an Dokumenten) halten wir in einem Aktivitätsprotokoll fest, zum Teil mit IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Inhalte

Die App speichert, was Sie und Ihr Team dort anlegen: Dokumente und Dateien, Vertragsparteien und Kontakte, Fristen, Aufgaben, Kommentare, Freigaben und Einstellungen. Datenbank und Dateispeicher liegen in der EU, bei Dienstleistern mit Sitz in den USA (siehe Abschnitte 7 und 8).

Elektronische Signatur

Wenn Sie ein Dokument zur Unterschrift senden, verarbeiten wir Name und E-Mail-Adresse der Unterzeichner. Bei der Unterschrift speichern wir das Unterschriftsbild, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung und nehmen diese Angaben in das Signaturprotokoll des Dokuments auf, damit die Unterschrift nachvollziehbar bleibt. Auf Wunsch speichert die App Ihre eigene Unterschrift für spätere Dokumente.

Unterzeichner und Empfänger von Freigaben

Wenn ein Kunde Ihnen ein Dokument zur Unterschrift oder zur Ansicht sendet, ist der Kunde für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich. Wir verarbeiten sie in seinem Auftrag. Fragen dazu richten Sie bitte an den Kunden.

E-Mails

Die App versendet E-Mails, die für die Nutzung nötig sind: Anmelde- und Bestätigungslinks, Einladungen, Signaturanfragen, Erinnerungen an Fristen und Benachrichtigungen. Für den Versand setzen wir einen E-Mail-Dienstleister ein, der die Daten in unserem Auftrag verarbeitet.

Support-Einsicht

Zur Klärung einer Support-Anfrage können berechtigte Mitarbeitende von uns einen Arbeitsbereich vorübergehend einsehen. Nur wenn es für die Klärung nötig ist und nach erneuter Anmeldung, können sie dabei auch Änderungen vornehmen. Jeder Zugriff braucht einen Grund, endet nach höchstens 30 Minuten und wird protokolliert.

Schnittstellen

Kunden können eine Programmierschnittstelle (API), eine MCP-Schnittstelle für eigene KI-Programme, Webhooks und Kalender-Abos einrichten. Daten gehen dann an die Ziele, die der Kunde selbst festlegt.

5. Assistent (KI)

Der Assistent in der App nutzt ein Sprachmodell von Anthropic. Er arbeitet nur, wenn eine Person ihn aufruft: bei der Analyse oder Prüfung eines Dokuments, beim Schreiben oder Umformulieren von Text, beim Import von Dateien und im Chat. Dafür übermitteln wir an Anthropic:

• den Text oder die PDF-Datei des betreffenden Dokuments und seinen Titel,
• zugehörige Angaben wie Vertragsparteien, Schlagworte, Felder und den Namen der verantwortlichen Person,
• im Chat Ihre Nachrichten, den bisherigen Verlauf dieses Chats und Auszüge aus Dokumenten, die der Assistent für die Antwort durchsucht. Er sieht dabei nur Dokumente, die auch Sie sehen dürfen.

Vertragspartner ist die Anthropic Ireland, Limited (Irland); verarbeitet werden die Daten in den USA. Anthropic verwendet die Daten nicht zum Training seiner Modelle und löscht Eingaben und Ergebnisse standardmäßig innerhalb von 30 Tagen. Nur wenn die automatische Prüfung von Anthropic einen Verstoß gegen dessen Nutzungsrichtlinie erkennt, bewahrt Anthropic die betroffenen Daten bis zu 2 Jahre auf. Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission im Vertrag zur Auftragsverarbeitung von Anthropic.

Ergebnisse und Chats speichern wir in Ihrem Arbeitsbereich. Vorschläge des Assistenten übernimmt die App erst, wenn Sie zustimmen; es gibt keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

6. Cookies in der App

Die App setzt nur Cookies, die für die Anmeldung und die gewählte Sprache technisch nötig sind. Dafür ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Werbe- oder Analyse-Cookies gibt es nicht.

Für unsere internen Betriebszugänge nutzt die App ein weiteres Anmelde-Cookie (va_ops), das bei Kunden nicht gesetzt wird.

7. Empfänger und Dienstleister

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

Personenbezogene Daten verkaufen wir nicht. Behörden erhalten Daten nur, wenn ein Gesetz uns dazu verpflichtet.

8. Übermittlung in Drittländer

Unser Sitz liegt in der Schweiz; für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder greifen von dort auf Daten zu. Übermittlungen in die USA stützen wir auf das EU-US Data Privacy Framework und dessen Schweizer Erweiterung, soweit der Anbieter danach zertifiziert ist, und sonst auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Für Anthropic gelten die Standardvertragsklauseln (Abschnitt 5).

9. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Daten nur, solange wir sie für den jeweiligen Zweck brauchen oder ein Gesetz es verlangt. Im Einzelnen:

• Anmeldelinks: 15 Minuten gültig, danach unbrauchbar.
• Sitzungen: enden spätestens nach 30 Tagen oder wenn Sie sich abmelden.
• Einladungen in einen Arbeitsbereich: 14 Tage gültig.
• Inhalte eines Arbeitsbereichs: solange der Arbeitsbereich besteht. Endet die Testphase ohne Bestellung, wird der Arbeitsbereich gesperrt; die Daten bleiben erhalten.
• Aktivitäts- und Signaturprotokoll: bleiben bestehen, solange der Arbeitsbereich besteht. Im Arbeitsbereich kann niemand Einträge ändern oder löschen.
• Löschung eines Arbeitsbereichs: Auf Anfrage löschen wir den Arbeitsbereich; dabei werden seine Einträge in unserer Datenbank entfernt.
• Rechnungen und Buchungsbelege: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Entsprechende Rechte haben Sie nach dem schweizerischen DSG.

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Eine Einwilligung holen wir derzeit für keine Verarbeitung ein.

Für Ihre Anliegen schreiben Sie uns an die Anschrift in Abschnitt 1. Betrifft Ihr Anliegen Inhalte, die ein Kunde in Klausar verwaltet, wenden Sie sich bitte an diesen Kunden; wir unterstützen ihn bei der Antwort.

11. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat, in dem Sie leben oder arbeiten (Art. 77 DSGVO). Für uns als Unternehmen mit Sitz in der Schweiz ist zudem zuständig:

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
Feldeggweg 1
3003 Bern
Schweiz

12. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Klausar oder die Rechtslage ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.